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Ahorra tiempo: trucos para tus reuniones de trabajo

1.    Planifica la reunión


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Al hablar de ahorro todos pensamos automáticamente en ahorrar dinero pero es relativo a otras muchas áreas. El ahorro de tiempo, por ejemplo, preocupa a muchos. Tanto a nivel personal, como a nivel profesional, buscamos ser más productivos usando técnicas, consejos o procesos.

Los recursos sobre los que más se ha escrito para ahorrar tiempo son poner foco en lo que se hace en cada momento, agrupar tareas iguales, planificarse, ser constante o ser realistas en las tareas que se pueden realizar, por ejemplo.

Las reuniones son habituales en el campo laboral y hay pequeños consejos que las hará más eficientes. Colaborando en ese gran objetivo de ahorrar tiempo y, a poder ser, combinarlo con la eficiencia. Aquí van algunos consejos que pueden ayudarte:
1.    Planifica la reunión: no solo quiere decir que la feches en tu agenda con tiempo, sino también que convoques a los asistentes con tiempo para que se puedan organizar.
2.    Asistentes: convoca a todo el mundo que deba estar pero sin pasarte. Las reuniones ocupan tiempo así que piensa detenidamente quién es indispensable en la reunión y quién vendría bien que estuviese pero no es necesario. En este último saber, házselo saber y que él decida en función de su agenda.
3.    Concreta el objetivo: saber qué se va a tratar en la reunión desde el momento en que se convoca es importante para ser eficientes. Todos acudirán con el tema en la cabeza e incluso podrán consultar cifras o datos antes de acudir si lo creen necesario
4.    Redactar la convocatoria: no olvidemos ser metódicos en este punto. Tal vez tardes un segundo más pero es importante que se especifique: tema a tratar, puntos que queremos tocar, resultados que esperamos de la reunión, si es necesario que alguien aporte algún dato, ubicación y el tiempo que durará dicha reunión.
5.    Duración: es importante marcar tiempos para no alargarse mucho y acabar divagando sobre varios temas. Lo ideal es que duren entre 20 minutos y 45 minutos. Si hemos organizado correctamente la reunión y el material necesario está preparado de antemano no necesitaremos más tiempo.
6.    Cierre: una buena opción para cerrar las reuniones es resumirlas. Por su parte, el que ha convocado la reunión hace un resumen de lo hablado y decidido. Por otra parte, cada asistente mencionarán brevemente las nuevas tareas que han salido de la reunión o las consecuencias para sus funciones.
7.    Conclusiones: para finalizar enviar por escrito los puntos tratados, el trabajo derivado de la reunión con sus responsables y las decisiones tomadas. El envío debe ir dirigido a todas los asistentes a la reunión y, si consideramos que hay alguien que tiene que estar enterado de lo hablado, adjuntarlo en copia.

Son pasos sencillos que a veces nos cuesta poner en práctica por falta de tiempo o por falta de constancia. A la larga, estos puntos nos ayudarán a llevar una mejor gestión y a ahorrar tiempo. Limitamos la duración sin extendernos demasiado, focalizamos los temas a tratar para ser más eficientes y ponemos por escrito las tareas derivadas para que todos podamos consultar en caso de futuras dudas.